Deschiderea unei firme în UK este un pas important pentru mulți români care vor un start corect în business

De ce tot mai mulți români din UK încep un business

Deschiderea unei firme în UK este un pas important pentru românii care își doresc un start corect în business. Greșelile frecvente în primul an după deschiderea unei firme în UK pot duce la blocaje fiscale și costuri inutile.

Suntem români. Și, la un moment dat, vine clipa în care nu mai vrem doar să lucrăm pentru alții.
Vrem mai mult. Vrem libertate, independență, bani mai buni și să construim ceva al nostru.
Statisticile confirmă asta. Conform Tide.co: „Creșterea numărului de fondatori români în UK în ultimii ani este una semnificativă.”
Nu e greu de înțeles de ce. Salariile din România sunt, în medie, o treime din cele din UK.
Aici, românii au șanse reale să câștige mai mult și să își stabilească viața: mulți vin cu familiile, își pun rădăcini și încep propriile afaceri.
Majoritatea fondatorilor români se află în grupa de vârstă 30–40 de ani, iar peste 80% sunt bărbați – în mare parte datorită faptului că cele mai multe firme românești din UK sunt în construcții și transport. Asta reflectă și un raport din UK Construction Online, care spune clar: „Criza de personal din construcții în UK este reală… iar talentul din UE reprezintă o resursă critică pentru industrie.” Românii sunt muncitori, hotărâți și buni la ceea ce fac. Așa că, natural, foarte mulți aleg să își deschidă o firmă – fie ca self-employed, fie ca LTD – ca să își crească veniturile și să aibă control asupra muncii lor.
Dar ce forma alegem?
LTD sau Self-Employed?

Pașii corecți pentru deschiderea unei firme în UK

Care este diferența REALĂ dintre Self-Employed și LTD?
Activitatea unui self-employed este mai simplă și presupune mai puține formalități, însă proprietarul răspunde personal pentru datoriile afacerii.
O companie este o entitate juridică separată, oferă răspundere limitată și, posibil, o eficiență fiscală mai bună, însă necesită mai multă administrare, transparență publică și are reguli mai stricte pentru accesarea fondurilor.
Ambele forme au avantaje și dezavantaje. Alegerea potrivită depinde de factori precum riscul afacerii, profitul potențial și capacitatea de a gestiona partea administrativă.

Când e momentul potrivit să trecem de la Self-Employed la LTD?
Momentul potrivit să treci de la Self-Employed la LTD poate fi atunci când venitul crește, vrei protecție personală, credibilitate și eficiență fiscală.
Dacă afacerea implică contracte mari, clienți corporativi sau riscuri financiare, o companie oferă răspundere limitată, astfel încât bunurile tale personale să fie protejate.
Unele companii mari preferă să lucreze cu companii, pentru că sunt mai ușor de verificat și au credibilitate mai mare.

Care sunt pașii corecți pentru a începe o firmă în UK?
Pentru început, trebuie să alegem tipul de activitate și numele companiei, nume pe care trebuie să îl verificăm în Companies House pentru disponibilitate. Înregistrarea se face simultan la HMRC (Administrația Fiscală) și la Companies House (Registrul Comerțului). În funcție de activitate, odată cu deschiderea companiei și aplicarea pentru serviciul Corporation Tax (CT), se poate solicita și serviciul de payroll (PAYE), iar ulterior înregistrarea pentru VAT, CIS sau alte servicii HMRC necesare derulării activității.
Trebuie avut în vedere că unele domenii necesită licențe speciale, cum ar fi alimentația publică, construcțiile sau sănătatea. Este important să verificăm dacă sunt necesare autorizări locale sau certificări profesionale. Recomandarea noastră este ca fiecare companie să aibă o asigurare profesională pentru protecție suplimentară.
Imediat după primirea certificatu -lui de înregistrare de la Companies House, sfătuim deschiderea unui cont bancar business, esențial pentru disciplina financiară și pentru a separa veniturile personale de cele ale companiei. Păstrarea unei evidențe clare a tuturor veniturilor și cheltuielilor și planificarea corectă a impozitelor și contribuțiilor sunt, de asemenea, aspecte esențiale pentru succesul și conformitatea companiei.

Ce greșeli fac cel mai des românii în primul an de business?
Primul an de activitate este foarte important și ar trebui să fie despre organizare, disciplină și planificare. Din păcate, mulți antreprenori fac greșeli frecvente care le pot bloca rapid dezvoltarea.
Antreprenorii încep adesea fără a calcula corect cheltuielile opera -ționale, fluxul de numerar (cashflow-ul) și impozitele datorate. Această lipsă de pregătire duce rapid la probleme grave de lichiditate, deoarece banii nu sunt puși deoparte pentru taxele viitoare.
Amestecarea finanțelor personale cu cele ale companiei, aceasta este una dintre cele mai mari greșeli. Un principiu esențial în gestionarea unei afaceri în UK este separarea strictă a banilor personali de cei ai companiei. Trebuie să se înțelegă că banii companiei nu sunt bani personali.
Evitarea acestor greșeli crește șansele de succes și te ajută să ai o afacere durabilă în UK.

Ce documente trebuie să păstrăm în fiecare lună ca să fim în regulă la taxe?
În Regatul Unit, obligația de păstrare a documentelor contabile este reglementată atât de HMRC, cât și de Companies House.
Orice venit și cheltuială business trebuie să fie susținute de evidențe contabile adecvate, care să explice toate tranzacțiile. Facturi sau documente justificative (chitanțe, bonuri, contracte). Foarte important de menționat faptul că fără chitanță/factură cheltuiala poate fi respinsă la declararea taxelor.
Documente pentru angajați (dacă există payroll): fluturașii de salariu (payslips), rapoarte care să evidențieze depunerile situațiilor lunare la HMRC (Payroll summary lunar, RTI submissions), contracte de muncă, fișe de pontaj (timesheets), rapoarte CIS pentru subcontractori sau de la contractori (CIS monthly returns și vouchers CIS), Rapoartele TVA etc.
Documente bancare și financiare cum ar fi extrasul de cont (bank statements), documente privind împrumuturi, leasing, credite, contracte cu furnizori.
Dacă firma păstrează date personale, conform GDPR și Data Protection Act, trebuie să păstreze în siguranță datele personale legate de: clienți, angajați sau subcontractori
De reținut că în conformitate cu legislația în vigoare, documentele trebuie păstrate minimum 6 ani de la sfârșitul perioadei contabile. Pentru unele documente (de exemplu, în caz de investigații), pot fi cerute și cele mai vechi.
Recomandare noastră este ca toate icasările și toate cheltuielile trebuie să aibă un document justificativ. Astfel, la închiderea anului financiar, contabilul va putea pregăti bilanțul fără probleme.

Ce cheltuieli se pot deduce legal?
O listă clară și completă cu cheltuielile (allowable business expenses) care se pot deduce legal se poate realiza doar în momentul în care se stie exact domeniul de activitate. De reținut faptul că o cheltuială este deductibilă dacă este făcută doar pentru activitatea firmei, nu și pentru uz personal (wholly and exclusively for business purposes).
Putem enumera câteva din cheltuielile care pot fi intâlnite în majoritatea business-urilor:
Cheltuieli operaționale (de zi cu zi): echipamente și consumabile, papetărie, software și licențe, website, telefon și internet business (proporțional dacă e folosit și personal), costuri bancare și comisioane, servicii profesionale (contabil, avocat, consultant), training și cursuri relevante pentru activitate
Cheltuieli cu angajații și directorii: salarii, contribuții la pensie, training, costuri pentru interviuri și recrutare
Cheltuieli de marketing și publicitate: Facebook ads / Google Ads, flyere, bannere, evenimente de promovare, branding (logo, design, fotografie profesională)
Cheltuieli de transport: combustibil, reparații, asigurare, parcări, taxe drum (congestion charge, tolls) dacă există în companie o mașină care se utilizează în scop business pentru mașina personală se pot lua în calcul doar milele parcurse în scop business, bilete transport public: tren, autobuz, taxi etc. pentru călătoriile de business.
Deplasarea de acasă la sediu fix NU este deductibilă (commuting).
Cheltuieli de călătorie și deplasări externe (deplasare pentru business): hotel, bilete avion, transport local, diurne (meal allowance)
Echipamente și mijloace fixe (assets): laptop/calculator, telefon business, imprimantă, mobilier de birou, mașină pentru firmă (company car, cu reguli speciale). De reținut că aceste cheltuieli sunt înregistrate diferit față de celelate, în acest caz se va ține cont de depreciere și amortizare fiscală.
Asigurări: public liability, professional indemnity, employer’s liability, asigurare pentru echipamente
Cheltuieli bancare și financiare: comisioane bancare, dobânzi la credite business, leasing, taxe pentru transfer de bani business
Costuri administrative: chirie pentru birou, costuri de mentenanță pentru sediu, costuri utilități (gaz, electricitate, apă), cleaning
Dacă se lucrează de acasă: se pot deduce, proporțional cu camerele folosite: o parte din chirie, o parte din energie, apă, încălzire, o parte din internet, curățenie și mentenanță sau flat rate: £6/săptămână.

Dacă greșim cu taxele, ce se întâmplă?
Autoritatea fiscală din Marea Britanie (HMRC) ia în serios orice greșeală fiscală. Consecințele variază în funcție de cât de gravă este eroarea și din ce cauză a apărut. Sancțiunile pot merge de la o simplă corecție a situației până la amenzi substanțiale sau chiar declanșarea unei investigații.
De avut în vedere că HMRC apreciază transparența și comunicarea, dacă anunțați din timp o greșeală, colaborați și corectați rapid, riscul de a primi penalități scade considerabil.
De aceea, un contabil bun nu se limitează doar la „completarea de acte”, ci este partenerul dumnea- voastră care:

• Vă ajută să evitați greșelile de la bun început
• Monitorizează termenele limită (pentru a nu întârzia plăți sau declarații)
• Preîntâmpină aplicarea de penali -tăți și amenzi
• Vă reprezintă și intervine direct în fața HMRC dacă apare o problemă

De ce e important să avem un cont bancar separat pentru business?
Unul dintre cele mai importante principii în gestionarea unei afaceri în UK este separarea banilor personali de cei ai companiei. Deși mulți antreprenori începători consideră acest lucru un detaliu minor, impactul său este major asupra modului în care firma funcționează, este administrată și, mai ales, cum este evaluată de HMRC.
Mai mult, legea consideră firma o entitate separată, iar utilizarea contului personal pentru tranzacțiile business-ului riscă să creeze complicații contabile, precum un „director’s loan” neînregistrat, confuzii și chiar să atragă penalități sau întrebări directe din partea HMRC.
Un cont bancar dedicat companiei asigură evidențe clare și transparente, simplifică semnificativ procesul de contabilitate, ajută la evitarea controalelor și penalităților nedorite și contribuie la construirea unui istoric financiar credibil, util pentru creditare sau colaborări viitoare.

În concluzie, un cont bancar separat nu este doar o recomandare, este un pas esențial pentru o administrare corectă și profesionistă a oricărei afaceri.

Nu lăsa birocrația să îți încetinească succesul!
Contactează Ispam Consulting Ltd pentru o discuție gratuită.
Un singur apel poate face diferența între un start correct, un an plin de bătăi de cap și costuri neprevăzute.

Echipa Ispam Consulting Ltd te ghidează pas cu pas pentru un start corect și o dezvoltare sănătoasă:

• Alegerea structurii optime: Companie sau Self-Employed
• Înregistrare legală rapidă și corectă
• Contabilitate completă și gestionarea tuturor documentelor necesare
• Optimizare fiscală pentru reducerea taxelor plătite legal
• Suport dedicat în limba română
• Consultanță personalizată adaptată specificului afacerii tale

Pentru suport specializat, poți lua legătura cu Ispam Consulting Ltd.

Acest ghid va continua cu Partea a 2-a, unde vom detalia taxele, obligațiile fiscale și pașii după înregistrarea firmei.