Verificarea subcontractorului CIS înainte de prima plată poate proteja o firmă de construcții de costuri, dobânzi și penalități. Vreau să vă povestesc un caz real, pentru că se poate întâmpla oricui lucrează în construcții în Marea Britanie.
Un client de-al nostru, o firmă de construcții, a plătit integral un subcontractor, fără să rețină nimic din suma datorată.
De ce? Subcontractorul spusese că a depus cererea pentru Gross Payment Status și că, în scurt timp, urma să apară în sistemul HMRC ca persoană care poate fi plătită fără reținere.
Amândoi au crezut că este în regulă. Facturile au fost întocmite astfel, iar plățile au fost făcute integral.
Numai că, atunci când firma a verificat subcontractorul la HMRC, iar verificarea a fost repetată de mai multe ori, sistemul a transmis de fiecare dată același lucru:
Acest subcontractor este înregistrat pentru Net Payment Status. Trebuie să rețineți 20%.
Nimeni nu a acționat însă pe baza acelui răspuns. S-a mers mai departe, mizându-se pe schimbarea care urma să apară.
HMRC stabilește rata care trebuie aplicată în momentul verificării: 20% pentru subcontractorii înregistrați, 30% pentru cei neînregistrați și 0% numai atunci când Gross Payment Status este confirmat.
Ce s-a întâmplat după un an?
HMRC a venit și a cerut banii.
Toată suma care ar fi trebuit reținută și virată statului.
La aceasta se puteau adăuga:
- dobândă, calculată de la data fiecărei plăți;
- posibile penalități;
- timpul și costurile necesare pentru rezolvarea situației.
Și acum vine partea pe care mulți nu o cunosc, deși este cea mai importantă:
Banii respectivi îi datorează contractorul, nu subcontractorul.
Subcontractorul își primise deja toți banii. Obligația de a aplica reținerea comunicată de HMRC și de a vira suma îi revine însă contractorului.
Dacă nu ai reținut, poți ajunge să plătești din banii firmei.
Chiar dacă subcontractorul a fost deja plătit integral.
Chiar dacă ai acționat cu bună-credință.
Practic, riști să plătești încă o dată suma pe care trebuia să o reții.
Ce riști dacă nu respecți regulile CIS?
- Plătești suma pe care ar fi trebuit să o reții, deși banii au ieșit deja din firmă.
- Plătești dobândă până la rezolvarea obligației.
- Poți primi penalități.
- HMRC îți poate emite o decizie de impunere.
- Situația poate atrage verificări suplimentare.
- Cash-flow-ul firmei poate fi afectat serios.
Pentru o firmă mică sau mijlocie, o astfel de sumă venită pe neașteptate poate crea probleme reale.
Am văzut firme sănătoase intrând în dificultate exact așa.
Cum s-a terminat cazul nostru?
Bine.
Am reușit să obținem înlăturarea integrală a sumei solicitate, iar clientul nostru nu a mai avut nimic de plată.
Dar vreau să fiu foarte sinceră cu voi, pentru că altfel această poveste ar putea transmite un mesaj greșit.
Am reușit numai pentru că subcontractorul declarase veniturile respective și plătise impozitul datorat pentru ele. În plus, a acceptat să ne pună la dispoziție documentele necesare pentru a demonstra acest lucru în fața HMRC.
În anumite situații, HMRC poate acorda contractorului o formă de relief atunci când subcontractorul a declarat veniturile și a achitat taxele aferente. Această soluție nu este automată și depinde de dovezile disponibile.
Dacă subcontractorul nu ar fi plătit impozitul sau ar fi refuzat să coopereze, clientul nostru ar fi putut rămâne cu întreaga sumă de plată.
Fără documente, fără cooperare și fără dovada taxelor achitate, rezultatul ar fi putut fi complet diferit.
De aceea, nu este o soluție pe care să vă bazați.
Este o posibilitate care există în anumite cazuri și de multe ori nu.
Regula simplă care vă poate feri de toate aceste probleme
✅ Verificați fiecare subcontractor la HMRC înainte de prima plată. Verificarea este gratuită și durează doar câteva minute.
✅ Aplicați exact rata comunicată de HMRC. Nu rata pe care o speră cineva. Nu rata care „urmează să vină”. Nu rata despre care subcontractorul spune că i se va aplica în curând.
✅ Păstrați numărul de referință al verificării și data. Dacă apare un control peste doi ani, această dovadă vă poate proteja.
✅ Dacă subcontractorul spune că statutul său s-a schimbat, verificați din nou. Nu vă bazați doar pe o discuție sau pe o promisiune, indiferent câtă încredere aveți în persoana respectivă.
✅ Reverificați atunci când începe o nouă colaborare sau când situația o impune. Statutul comunicat de HMRC rămâne aplicabil până când HMRC anunță o schimbare sau este necesară o nouă verificare.
În concluzie
Nu a fost vorba despre rea-credință.
Nimeni nu a încercat să fraudeze pe nimeni.
A fost o firmă serioasă, care și-a plătit colaboratorul pentru munca efectuată și care a crezut informațiile primite.
Aici apare însă problema:
În CIS, buna-credință nu înlocuiește procedura. Vă protejează verificarea făcută la timp și dovada că ați respectat rezultatul transmis de HMRC.
Câteva minute acordate verificării vă pot scuti de o sumă foarte mare și de luni întregi de discuții cu HMRC.
Sunt cu adevărat mândră de echipa noastră și de modul în care am gestionat acest caz. A fost un dosar dificil, iar rezultatul obținut demonstrează cât de important este să ai alături profesioniști care cunosc legislația și știu cum să comunice și să prezinte dovezile în fața HMRC.
Dacă lucrați în construcții și nu sunteți siguri că procedurile voastre CIS ar rezista unui control HMRC, este mai bine să discutăm înainte de apariția unei probleme decât după începerea controlului.
Telefon: 07710 599409
E-mail: office@emiliaaccountancy.uk
Website: www.emiliaaccountancy.uk
Emilia Accountancy este aici pentru a vă ajuta să evitați problemele, nu doar să le rezolvați.
Materialul are caracter informativ general. Fiecare situație trebuie analizată în funcție de plăți, documente și corespondența existentă cu HMRC.
